Digitálny poštár a účtovný program: 6 otázok, ktoré položiť dodávateľovi skôr, než bude neskoro

Áno, program faktúru vytvorí, ale doručí ju až digitálny poštár. Dobrá správa je, že poštár môže byť priamo súčasťou vášho účtovného alebo fakturačného programu a samostatná zmluva nie je vždy potrebná.

Od 1. 1. 2027 musí každý podnikateľ vedieť e-faktúry prijímať a platiteľ DPH ich musí slovenským firmám aj posielať. Ak ste ešte nečítali, čo všetko sa mení, začnite článkom E-faktúra 2027. Tento článok rieši jedinú praktickú otázku: ako spojiť poštára s programom, v ktorom už fakturujete.

Možnosti sú v zásade dve. Buď má váš program poštára zabudovaného a faktúry odchádzajú aj prichádzajú priamo v ňom. Alebo máte poštára zvlášť, ako samostatnú aplikáciu, a program sa s ním prepojí, prípadne si súbory prenášate ručne. Pri pár desiatkach faktúr ročne vám podľa finančnej správy stačí aj konto v aplikácii poštára, drahý systém netreba.

Lebo nikto nechce meniť program, na ktorý je zvyknutý. Vo vyhľadávači preto pribúdajú frázy ako „digitálny poštár KROS“, „digitálny poštár Pohoda“, „digitálny poštár Money S3“, „digitálny poštár SuperFaktúra“ alebo „digitálny poštár MRP“. Je to úplne rozumná otázka.

My vám tu nebudeme hodnotiť cudzie programy ani tvrdiť, čo ktorý vie. Ponuky sa menia a jediný, kto vám povie pravdu o vašom programe, je jeho dodávateľ. Namiesto recenzií vám dáme zoznam otázok, s ktorými mu zavoláte alebo napíšete. Odpovede rýchlo ukážu, či máte vybavené, alebo či vás v januári čaká prekvapenie.

A ešte jedna vec na upokojenie: štát vlastnú bezplatnú aplikáciu na e-faktúry neposkytuje. Služby poštárov dodávajú súkromné firmy, takže nech používate akýkoľvek program, nejakého poštára si zabezpečiť musíte. Nie ste v tom horšie ani lepšie ako ostatní.

Pomôže, keď si rozdelíte úlohy:

• Účtovný alebo fakturačný program faktúru vystaví, prevedie ju do formátu XML podľa normy EN 16931 a uloží do vašej evidencie.
• Digitálny poštár je ľudový názov pre certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby. Faktúru doručí cez sieť Peppol, overí formálne náležitosti, spoľahlivo identifikuje odosielateľa aj adresáta, zapíše čas odoslania a doručenia a za platiteľa oznámi údaje finančnej správe.

Poštár musí byť certifikovaný v sieti Peppol a zapísaný v evidencii finančnej správy. Program bez poštára je teda ako list bez pošty: napísaný je pekne, len nikam nedorazí. A poštár bez programu je ako pošta bez listu, preto má zmysel, keď spolu hovoria. Podrobnejšie o tom píšeme v článku Digitálny poštár a o samotnej sieti v článku Peppol na Slovensku.

Je poštár súčasťou programu? Niektoré programy majú poštára zabudovaného, pri iných si ho zabezpečujete zvlášť a program sa s ním len prepojí. Opýtajte sa, či musíte uzavrieť ďalšiu zmluvu a s kým. A tiež, či je poštár v cene programu, alebo sa platí zvlášť, aby ste o tom nečítali až na faktúre.

Kto je poskytovateľ v zozname finančnej správy? Finančná správa vedie zoznam certifikovaných poskytovateľov, k 16. 10. 2026 ich bolo 80. Okrem nich existujú aj sprostredkovatelia, ktorí službu poskytovateľa ďalej predávajú. Na portáli finančnej správy potom vyberáte konkrétneho poskytovateľa a sprostredkovateľa. Nechajte si preto povedať presný názov, nech v aplikácii nekliknete vedľa.

O tom, ako sa v ponuke vyznať, píšeme v článku Zoznam digitálnych poštárov.

Poslať faktúru je polovica práce. Druhá polovica sú faktúry od vašich dodávateľov: energie, telefón, nájom, tovar. Opýtajte sa, či sa prijaté e-faktúry samy objavia v programe, alebo si ich budete sťahovať z aplikácie poštára a ručne prenášať.

Rozdiel pocítite pri prvej uzávierke. Ak vám mesačne príde desať faktúr od dodávateľov a každú musíte stiahnuť, uložiť a znova nahrať do programu, z digitalizácie sa stane nový druh papierovania. Pri softvéri, ktorý je už pripojený do Peppol, je aktivácia podľa finančnej správy okamžitá. Viac o príjme nájdete v článku Prijímanie e-faktúr.

Mnohí živnostníci nechajú všetko na účtovníka. Rozumné, kým sa nerozhodnete účtovníka vymeniť. Finančná správa preto odporúča, aby mal podnikateľ vlastný prístup k poštárovi a účtovníkovi dal len prístup na spracovanie.

Opýtajte sa teda, na koho meno bude konto, kto sa doň dostane a či vie účtovník pracovať vo vašom konte bez toho, aby bolo jeho.

Príklad z praxe: živnostník Tomáš nechal všetko na účtovníčku, ktorá mu poštára zaregistrovala vo svojom systéme. Po roku sa rozhodne účtovníčku vymeniť. Ak je konto jeho, nová účtovníčka dostane prístup a pokračuje sa. Ak nie, Tomáš rieši, kde sú jeho doklady a ako presunúť príjem faktúr inam. Tomu sa dá vyhnúť jednou otázkou na začiatku.

Ostane Peppol identita moja, keď zmením účtovníka alebo program? Vaším identifikátorom v sieti je DIČ. Ak ste si poštára vybrali sami a prístup máte vy, doklady aj identita ostanú vám. Zmenu poštára riešite kontaktovaním súčasného poskytovateľa.

Kto bude môj jediný poštár na príjem? Na prijímanie môžete mať zaregistrovaného len jedného poštára, na odosielanie ich môže byť viac. Ak máte fakturáciu v jednom programe a účtovníctvo v druhom, alebo vám účtovník ponúka vlastné riešenie, dohodnite sa vopred, ktorý z nich bude prijímať. Inak sa môžete na portáli finančnej správy „prebiť“ navzájom.

Ak by ste náhodou zistili, že vaše DIČ je zaregistrované u poskytovateľa, o ktorom neviete, call centrum finančnej správy vám povie, u koho ste, a toho poskytovateľa treba kontaktovať.

Skopírujte si to a pošlite:

1. Je digitálny poštár súčasťou programu, alebo potrebujem samostatnú zmluvu?
2. Ako presne sa volá poskytovateľ a sprostredkovateľ v zozname finančnej správy?
3. Objavia sa prijaté e-faktúry samy v programe?
4. Môže mať účtovník prístup bez toho, aby konto patrilo jemu?
5. Ostanú doklady a Peppol identita moje, keď zmením účtovníka alebo program?
6. Bude váš poštár mojím jediným poštárom na príjem?

Odpoveď si uložte, o rok sa vám môže hodiť pri zmene programu alebo účtovníka. Ak sa odpovede vrátia rýchlo a jasne, máte vyhraté. Ak príde „ešte to riešime“, je čas pozrieť sa aj inam.

Nech je váš program akýkoľvek, jeden krok spravíte vy. Na portáli finančnej správy v aplikácii na výber poskytovateľa doručovacej služby zvolíte poskytovateľa a sprostredkovateľa, prihlásite sa, vyberiete daňový subjekt, vyplníte e-mail a telefón a povolíte poskytnutie údajov poštárovi.

Prihlásite sa občianskym preukazom s čipom cez slovensko.sk alebo identifikátorom a heslom k portálu. Potrebujete pridelené DIČ. Potom vám príde verifikačný kód, ktorým registráciu u poštára dokončíte. Samotný výber nie je zmluva, tú uzatvárate s poštárom. Ak poštár zmluvu neuzavrie, výber môžete zopakovať u iného.

Za s. r. o. môže výber urobiť len človek s autorizáciou na zastupovanie firmy, samotná registrácia na portáli nestačí. Ak to za vás robí účtovník, overte si, že túto autorizáciu má.

V SaveÚčte je poštár priamo vo fakturačnom aj účtovnom programe. Zapnete ho v Nastaveniach a registráciu u poštára spravíme my. Vy len raz potvrdíte výber na portáli finančnej správy a zadáte kód. Faktúry potom odchádzajú jedným klikom a prijaté sa objavia v Prijatých dokladoch. Postup s obrázkami je v návode Digitálny poštár krok za krokom.

V balíku Zadarmo máte 10 e-faktúr mesačne (odoslaných aj prijatých spolu) bez poplatku. Balík Štart za 3,80 € mesačne alebo 38 € ročne bez DPH ich má 30 mesačne, Biznis 100. Daňové priznanie podané za vás dokúpite ku každému balíku za 60 € ročne. Faktúry v PDF vystavujete zadarmo bez limitu.