Digitálny poštár: čo to je, prečo ho od 2027 potrebuje každý podnikateľ a ako ho získať

Digitálny poštár je certifikovaná služba, ktorá doručuje e-faktúry medzi firmami a podnikateľmi cez európsku sieť Peppol. Od 1. 1. 2027 ho musí mať každý podnikateľ na Slovensku aspoň na prijímanie faktúr, aj živnostník, ktorý nie je platiteľ DPH.

Predstavte si ho ako poštu, ktorá nosí len faktúry. Dodávateľ odovzdá e-faktúru svojmu poštárovi, ten ju cez sieť Peppol doručí vášmu poštárovi a od neho sa dostane k vám. Bez obálok, bez preklepov a s presným časom doručenia.

Doručuje pritom e-faktúry, nie PDF. E-faktúra je XML súbor podľa európskej normy EN 16931, ktorý vie program prečítať a spracovať bez prepisovania. Vy ho nikdy písať nebudete, faktúru vystavíte ako doteraz a program ju prevedie sám. Rozdiel medzi PDF a e-faktúrou podrobne rozoberáme v článku Elektronická faktúra ako daňový doklad. Ak vás zaujíma celý kontext zmeny, prečítajte si najprv článok E-faktúra 2027.

Slovo „digitálny poštár“ v zákone nenájdete. Je to zľudovený, marketingový názov. Oficiálne ide o certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby, v materiáloch finančnej správy skrátene PDS.

Zákon o DPH hovorí o doručovacej službe, teda o službe zasielania a doručovania e-faktúry, ktorú poskytuje certifikovaný poskytovateľ zapísaný v evidencii Finančného riaditeľstva. Uznajte, že „digitálny poštár“ sa pamätá ľahšie. Niekde sa stretnete aj s výrazom elektronický poštár, ide o to isté.

Nie je to len poslíček, ktorý prenesie súbor z bodu A do bodu B. Zákon mu dáva viac povinností. Poskytovateľ doručovacej služby musí okrem iného:

• automaticky skontrolovať formálne náležitosti e-faktúry, aby k vám neprišiel nekompletný súbor,
• spoľahlivo overiť odosielateľa aj adresáta, takže faktúra nepríde niekomu inému,
• preukázať dátum a čas odoslania a doručenia, čo sa hodí, keď sa s odberateľom dohadujete, kedy faktúra prišla,
• automaticky oznamovať údaje finančnej správe. Vybrané údaje z e-faktúry, napríklad IČ DPH strán, sumy a sadzby DPH, odovzdá finančnej správe za vás.

Posledný bod je dôležitý hlavne pre platiteľov DPH. Zákon hovorí, že povinnosť oznámiť údaje je splnená tým, že e-faktúru odovzdáte poštárovi. Vy nič zvlášť nevypĺňate ani neposielate.

A ešte jedna praktická vec: ak váš odberateľ poštára zatiaľ nemá a vy mu e-faktúru cez svojho poštára odošlete, podľa finančnej správy ste si svoju povinnosť splnili. Už odoslanú e-faktúru mu potom môžete preposlať aj e-mailom, nejde o novú faktúru.

Peppol je európska sieť na bezpečnú výmenu obchodných dokumentov medzi firmami a štátom. Finančná správa ju opisuje ako digitálnu poštu pre faktúry a uvádza, že sa používa vo viac ako 40 krajinách.

Digitálni poštári sú vstupnými bránami do tejto siete. Aby mohol niekto na Slovensku poštára robiť, musí byť certifikovaný v sieti Peppol a akreditovaný finančnou správou. Peppol autoritou pre Slovensko je Finančné riaditeľstvo SR. Preto sa ľudia často pýtajú na „digitálneho poštára finančnej správy“. Finančná správa však poštára neprevádzkuje. Vedie zoznam certifikovaných poskytovateľov, dohliada na nich a prijíma od nich údaje.

Vlastnú bezplatnú aplikáciu na e-faktúry štát neposkytuje. Službu dodávajú súkromné firmy. Ktoré to sú, nájdete v článku Zoznam digitálnych poštárov.

Krátka odpoveď: každý podnikateľ. Dlhšia odpoveď závisí od toho, či ste platiteľ DPH.

• Na prijímanie potrebuje poštára každá firma a každý podnikateľ: živnostníci, slobodné povolania, samostatne hospodáriaci roľníci aj prenajímatelia nehnuteľností. Bez ohľadu na obrat a počet faktúr.
• Na odosielanie ho potrebuje platiteľ DPH, keď fakturuje tovar alebo službu inému slovenskému podnikateľovi alebo právnickej osobe.
• Neplatiteľ DPH e-faktúry vystavovať nemusí. Odberateľom môže fakturovať ako doteraz, aj v PDF. Prijímať ich však vedieť musí.

Prečo aj neplatiteľ? Lebo vopred neviete, kto vám pošle e-faktúru. Telefón, internet, energie, softvér: tieto faktúry vám od roku 2027 môžu prísť už len cez poštára. Viac o tom, čo to znamená pre bežného živnostníka, píšeme v článku E-faktúra pre živnostníka.

Elektrikár Peter, neplatiteľ DPH. Fakturuje domácnostiam a občas stavebnej firme. Faktúry môže posielať ako doteraz. Faktúru za materiál od veľkoobchodu a za mobilný paušál však od roku 2027 dostane ako e-faktúru, preto potrebuje poštára na príjem.

Grafička Zuzana, platiteľka DPH. Robí logá pre slovenské firmy. Každú faktúru im musí poslať ako e-faktúru cez poštára do 15 dní od dodania služby. Ten istý poštár jej zároveň prijíma faktúry od dodávateľov.

Pán Jozef, prenajíma garáž. Aj prenajímateľ je pre e-faktúru podnikateľ, takže príjem si zabezpečiť musí. Vláda v novele zákona o DPH navrhuje pre niektorých drobných prenajímateľov výnimku, zatiaľ však nie je schválená.

Aby dodávateľ vedel, kam má faktúru doručiť. Vo finančnej správe je pri vašom DIČ evidovaný jediný poštár na prijímanie. Na odosielanie ich môžete mať aj viac, napríklad jedného vo fakturačnom programe a druhého v e-shope.

Vaším identifikátorom v sieti Peppol je existujúce DIČ, nové číslo nedostanete. Ak máte len IČO, musíte najprv požiadať o registráciu na daň z príjmov a pridelenie DIČ. Bez neho si poštára nevyberiete.

Ak by ste chceli poštára zmeniť, treba kontaktovať súčasného poskytovateľa. Preto sa oplatí vybrať rozumne hneď na začiatku. Ak by ste zistili, že je vaše DIČ bez vášho vedomia zaregistrované u iného poskytovateľa, call centrum finančnej správy na čísle 048/4317 222 vám povie, u koho ste.

1. Vyberte si poskytovateľa. Poštár môže byť samostatná aplikácia, ale aj súčasť fakturačného či účtovného programu. Vtedy nepotrebujete ďalšiu zmluvu a faktúry máte na jednom mieste. Prečo je to praktické, rozoberáme v článku Digitálny poštár a účtovný program.
2. Potvrďte výber na portáli finančnej správy. V aplikácii na výber poskytovateľa zvolíte poštára, prihlásite sa, vyberiete daňový subjekt, vyplníte e-mail a telefón a povolíte poskytnutie údajov poštárovi.
3. Prihláste sa správne. Buď cez slovensko.sk (občiansky preukaz s čipom, aplikácia Slovensko v mobile a podobne), alebo identifikátorom a heslom k Portálu finančnej správy.
4. Dokončite registráciu kódom. Do schránky správ na portáli vám príde verifikačný údaj, ktorým registráciu u poštára dokončíte.

Za s. r. o. môže výber urobiť len človek, ktorý má na portáli oprávnenie firmu zastupovať. Výber na portáli nie je záväzný a nenahrádza zmluvu s poštárom.

• „Poštár je štátna služba.“ Nie je. Finančná správa vedie zoznam, službu poskytujú súkromné firmy.
• „Stačí mi e-schránka na slovensko.sk.“ E-faktúry doručuje doručovacia služba certifikovaného poskytovateľa zo zoznamu finančnej správy. Slovensko.sk tu slúži hlavne na prihlásenie.
• „PDF v e-maile stačí.“ Pre povinnú e-fakturáciu nie. E-faktúra je XML súbor podľa normy, PDF je len jej obrázok.
• „Mám pár faktúr ročne, netýka sa ma to.“ Prijímať musí každý podnikateľ bez ohľadu na počet faktúr.
• „Bude to drahé.“ Finančná správa odhaduje 5 až 12 € mesačne za jednoduché riešenie a existujú aj bezplatné ponuky. Podrobnosti nájdete v článku Digitálny poštár cena.

V SaveÚčte zapnete digitálneho poštára v Nastaveniach. Registráciu u poštára spravíme my. Vy len raz na portáli finančnej správy potvrdíte výber a zadáte kód. Faktúry potom odchádzajú jedným klikom a prijaté sa objavia v Prijatých dokladoch. Celý postup nájdete v návode Digitálny poštár krok za krokom.

V balíku Zadarmo máte 10 e-faktúr mesačne (odoslaných aj prijatých spolu) bez poplatku. Balík Štart za 3,80 € mesačne alebo 38 € ročne bez DPH ich má 30 mesačne, Biznis 100. Daňové priznanie podané za vás dokúpite ku každému balíku za 60 € ročne. Faktúry v PDF vystavujete zadarmo bez limitu.