Elektronická faktúra ako daňový doklad: prečo PDF od roku 2027 nestačí a čo musí e-faktúra obsahovať

Áno, elektronická faktúra je plnohodnotný daňový doklad, ak má všetky náležitosti podľa § 74 ods. 1 zákona o DPH. Od 1. 1. 2027 však platiteľ DPH, ktorý fakturuje slovenskému podnikateľovi alebo firme, musí vystaviť nie hocijakú elektronickú faktúru, ale e-faktúru: štruktúrovaný súbor XML podľa európskej normy EN 16931.

Znie to ako slovíčkarenie, no rozdiel je zásadný. Doterajšie PDF mailom bolo elektronickou faktúrou. Na povinnú e-fakturáciu však už nestačí. Ak chcete najprv celkový obraz zmien, začnite článkom E-faktúra 2027.

Prečo to celé? Faktúru v PDF musí niekto na druhej strane otvoriť, prečítať a prepísať do svojho programu. E-faktúru si program odberateľa načíta sám, so všetkými sumami, sadzbami aj položkami. Menej prepisovania, menej preklepov a vybrané údaje putujú finančnej správe automaticky cez poštára.

Zákon o DPH má od roku 2027 dve definície a oplatí sa ich nezamieňať.

• Elektronická faktúra podľa § 71 ods. 1 písm. b) je faktúra vydaná a prijatá v akomkoľvek elektronickom formáte, teda aj PDF. Podmienkou je súhlas príjemcu.
• E-faktúra podľa § 85o ods. 4 je doklad s náležitosťami podľa § 74 ods. 1, vyhotovený, zaslaný a prijatý vo formáte, ktorý vie počítač automaticky spracovať, a v štruktúre podľa normy EN 16931. Súhlas príjemcu s jej vyhotovením netreba.

Prvá definícia hovorí, že faktúra je v počítači. Druhá hovorí, že ju počítač aj prečíta a spracuje bez toho, aby niekto prepisoval čísla. Od 1. 7. 2030 ostane v zákone už len tá prísnejšia a ostatné doklady budú „faktúra v inej podobe“.

E-faktúru musí od 1. 1. 2027 vyhotoviť platiteľ DPH, ktorý dodá tovar alebo službu s miestom dodania na Slovensku, prípadne prijme platbu vopred, a odberateľom je slovenský podnikateľ alebo právnická osoba. Hodnota faktúry nerozhoduje.

• Neplatiteľ DPH môže fakturovať ako doteraz, aj v PDF. Prijímať e-faktúry však vedieť musí, viac v článku E-faktúra pre živnostníka.
• Faktúry občanom a do zahraničia sa povinnosť do 30. 6. 2030 netýka.
• Výnimky sú plnenia oslobodené od dane a zjednodušené faktúry, napríklad doklad do 100 € alebo doklad z eKasy do 400 € vrátane DPH. Za kávu a rožok teda e-faktúra nepríde.

Príklad z praxe: elektrikár Peter je platiteľ DPH. Faktúru za montáž rozvádzača pre slovenskú s. r. o. musí od januára 2027 poslať ako e-faktúru cez poštára. Faktúru pani Novákovej za opravu zásuvky v byte môže poslať ako doteraz, lebo je to občan. A rakúskemu zákazníkovi tiež, lebo ide do zahraničia.

Dôležitý je dátum, kedy vznikne povinnosť faktúru vyhotoviť, nie splatnosť. Ak Peter dodá v decembri 2026, faktúra ide ešte podľa pravidiel roku 2026, aj keď je splatná v januári.

Obsahovo sa e-faktúra od klasickej faktúry nelíši. Musí mať rovnaké náležitosti podľa § 74 ods. 1, ktoré podrobne rozoberáme v článku Čo musí obsahovať faktúra. Ako rýchly vzor si pamätajte, že vo faktúre nesmie chýbať:

1. Číslo faktúry a dátum vyhotovenia, ktorý má byť rovnaký ako deň odoslania.
2. Údaje dodávateľa a odberateľa vrátane IČ DPH tam, kde ho majú.
3. Dátum dodania tovaru alebo služby, prípadne prijatia platby vopred.
4. Položky: druh a množstvo tovaru alebo služby s mernou jednotkou a jednotkovou cenou.
5. Základ dane, sadzba a výška DPH a celková suma.
6. Slovné informácie, ktoré zákon pri niektorých plneniach vyžaduje.

Rozdiel je vo forme. Tieto údaje nie sú vytlačené na stránke, ale uložené v presne pomenovaných políčkach XML súboru. Práve tieto údaje putujú cez poštára aj finančnej správe.

Lebo PDF je pre počítač len obrázok. Finančná správa to hovorí bez okolkov: e-faktúra nie je PDF ani fotka papierovej faktúry, ale XML súbor s povinnými údajmi.

Formát je XML podľa normy EN 16931 v syntaxi UBL 2.1 alebo CII D16B. V sieti Peppol, cez ktorú faktúry doručujú digitálni poštári, sa používa Peppol BIS Billing 3.0. Podrobnosti o sieti nájdete v článku Peppol na Slovensku.

A čo s PDF? Môže ísť k XML ako príloha, čitateľný náhľad pre ľudské oči. Nie je povinná, je to vec dohody s odberateľom. Ak sa odberateľ dohodne na zasielaní e-mailom, aj vtedy musí ísť o XML. PDF povinnosť nesplní ani vtedy, keď je naozaj pekné.

Súhlas odberateľa s tým, že mu vystavíte e-faktúru, netreba. Súhlas treba len vtedy, keď ju chcete poslať inak ako cez poštára, napríklad e-mailom. Ak však pošlete e-faktúru cez poštára a odberateľ v sieti Peppol nie je, svoju povinnosť ste splnili. Kópiu mu potom môžete preposlať aj mailom, nejde o novú faktúru.

Pri ručne písanej faktúre ste do stĺpca s jednotkou napísali „ks“, „hod.“ alebo nič. E-faktúra je prísnejšia. Každý riadok musí mať mernú jednotku z číselníka UN/ECE Rec. 20/21, inak neprejde kontrolou podľa pravidla BR-23.

Poštár totiž formálne náležitosti kontroluje automaticky. Faktúru s chybnou štruktúrou teda neodloží do šuplíka s poznámkou „nejako to bude“. Dobrý fakturačný program vám jednotku vyberie zo zoznamu a na tento detail nemusíte myslieť.

Podobne prísne je to aj s ostatnými údajmi. Kým človek prehliadne chýbajúce IČ DPH alebo nezvyčajne zapísaný dátum, automatická kontrola nie. Preto sa oplatí mať odberateľov uložených v programe s údajmi z registra a nepísať ich zakaždým odznova.

Pomýliť sa je ľudské, mazať odoslané faktúry nie. Opravu e-faktúry treba urobiť opäť ako e-faktúru s odkazom na číslo pôvodnej faktúry. Ak pôvodná išla cez poštára, aj oprava ide cez poštára.

V praxi sa najčastejšie vystaví dobropis, ktorý pôvodnú faktúru vynuluje, a potom nová, správna faktúra. Lehota je 15 dní od konca mesiaca, v ktorom nastala skutočnosť pre opravu základu dane.

Na faktúru, ktorá vám prišla zle, sa nevzťahuje nijaké tlačidlo „odmietnuť“ v Peppol. Zákon ho nevyžaduje, takže chybu vyriešite priamo s dodávateľom. Viac v článku Prijímanie e-faktúr.

Súhrnná e-faktúra je možná za najviac jeden kalendárny mesiac a vyhotovíte ju do 15 dní od jeho konca. Kto fakturuje opakovane, napríklad nájom, už nemôže od 1. 1. 2027 použiť splátkový kalendár ako súhrnnú faktúru. Za každé opakované plnenie treba vyhotoviť e-faktúru.

Proforma faktúra je len výzva na úhradu, nie daňový doklad, a cez e-fakturáciu sa neposiela. Keď však platbu vopred prijmete, faktúra k prijatej platbe je daňový doklad a ako e-faktúra ísť musí.

Pozor aj na lehotu: e-faktúru treba do 15 dní nielen vytvoriť, ale aj odoslať. Faktúra uložená v programe sa neráta. Od 1. 7. 2030 sa lehota skracuje na 10 dní.

Platiteľ DPH musí e-faktúru uchovávať 10 rokov od konca roka, ktorého sa týka, a archivovať treba XML, nie len PDF náhľad. Vytlačený šanón s faktúrami teda e-faktúru neuchováva.

Neplatiteľa sa táto povinnosť podľa zákona o DPH netýka. Inak sa spôsob uchovávania faktúr od roku 2027 nemení, papierové doklady môžete uchovávať elektronicky a naopak.

Prakticky to znamená jedno: nespoliehajte sa na priečinok so stiahnutými súbormi na notebooku, ktorý o pár rokov nahradíte novým. Desať rokov je dlhá doba a XML by malo ležať tam, kde ho nájdete aj pri kontrole v roku 2037.

V SaveÚčte vystavíte faktúru ako doteraz a o XML sa nestaráte. Digitálneho poštára zapnete v Nastaveniach, registráciu u poštára spravíme my. Vy len raz potvrdíte výber na portáli finančnej správy a zadáte kód. Faktúry potom odchádzajú jedným klikom a prijaté sa objavia v Prijatých dokladoch. Postup nájdete v návode Digitálny poštár krok za krokom.

V balíku Zadarmo máte 10 e-faktúr mesačne (odoslaných aj prijatých spolu) bez poplatku. Balík Štart za 3,80 € mesačne alebo 38 € ročne bez DPH ich má 30 mesačne, Biznis 100. Daňové priznanie podané za vás dokúpite ku každému balíku za 60 € ročne. Faktúry v PDF vystavujete zadarmo bez limitu.