Ako funguje e-faktúra: cesta faktúry od vášho programu až k odberateľovi krok za krokom

E-faktúru vystavíte vo fakturačnom programe, ten z nej spraví XML súbor a odovzdá ho vášmu digitálnemu poštárovi. Poštár ju cez sieť Peppol doručí poštárovi odberateľa, ten ju odovzdá adresátovi a vybrané údaje medzitým odídu finančnej správe.

To je celé. Žiadna obálka, žiadny e-mail, ktorý skončí v spame, a žiadne prepisovanie súm na druhej strane. Od 1. 1. 2027 takto posiela faktúry slovenským firmám a podnikateľom každý platiteľ DPH a každý podnikateľ musí vedieť takúto faktúru prijať. Kto a odkedy, rozoberáme v článku E-faktúra 2027. Tu sa pozrieme na to, čo sa deje medzi kliknutím a doručením.

Finančná správa opisuje slovenské riešenie ako model s piatimi „rohmi“. Znie to ako geometria, ale je to len zoznam účastníkov:

1. Dodávateľ, teda vy, keď faktúru vystavujete.
2. Váš poštár, ktorý faktúru prevezme a pošle ďalej.
3. Poštár odberateľa, ktorý ju v sieti prijme.
4. Odberateľ, ktorému faktúra patrí.
5. Finančná správa, ktorá dostáva vybrané údaje z faktúry.

Prví štyria sú bežný kolobeh faktúry, len digitálny. Piaty roh je novinka: štát sa o faktúre dozvie hneď, nie až z kontrolného výkazu. Kto sú poštári a prečo ich potrebuje každý, vysvetľujeme v článku Digitálny poštár.

Na vašej strane sa mení prekvapivo málo. Faktúru vyplníte ako doteraz: odberateľ, položky, ceny, dátum dodania. Obsah musí mať rovnaké náležitosti ako každá faktúra, prehľad nájdete v článku Čo musí obsahovať faktúra.

Rozdiel je v tom, čo sa stane po uložení. Program faktúru prevedie do súboru XML podľa európskej normy EN 16931, v sieti Peppol vo formáte Peppol BIS Billing 3.0. Každý údaj má v ňom presne pomenované políčko, takže počítač na druhej strane vie, kde je suma, kde DPH a kde číslo účtu.

PDF k tomu môže ísť ako príloha na čítanie, ale nie je povinné. Faktúru nemusíte mať ani archivovať v čitateľnej podobe. Stačí, keď ju viete z XML na požiadanie zobraziť.

Skôr než faktúra vyrazí, poštár ju prekontroluje. Zákon mu ukladá automaticky overiť formálne náležitosti, teda či XML zodpovedá norme a pravidlám siete. Chýbajúca merná jednotka alebo zle zapísané DIČ tu neprejde.

Je to trochu ako colná kontrola, len trvá sekundy a nikto vám nekontroluje kufor. Dobrý fakturačný program robí rovnakú kontrolu už pred odoslaním, takže chybu uvidíte skôr, než faktúra opustí váš počítač, a opravíte ju v kľude.

Adresou v sieti je DIČ odberateľa v tvare 0245:DIČ, takzvané Peppol ID. Váš poštár sa podľa neho pozrie do centrálneho zoznamu účastníkov siete (volá sa SMP) a zistí, ktorý poštár prijíma faktúry pre vášho odberateľa.

Preto môže mať každý podnikateľ na príjem len jedného poštára: aby bolo jasné, kam faktúra patrí. A preto nezáleží na tom, či máte s odberateľom rovnakého poštára. Poštári si faktúry odovzdávajú navzájom, podobne ako pošty rôznych krajín. Viac o samotnej sieti v článku Peppol na Slovensku.

Poštár odberateľa faktúru prevezme a sprístupní ju adresátovi, v jeho programe alebo v aplikácii poštára. Poštári si pri odovzdaní posielajú technické potvrdenia a musia viesť záznam o každom prenose s časovou pečiatkou.

Zákon od poštára chce, aby vedel preukázať dátum a čas odoslania aj doručenia. Spor „mne žiadna faktúra neprišla“ sa tak dá vyriešiť jedným pohľadom do záznamu.

Ak faktúra doručiť nejde, napríklad preto, že odberateľ v sieti ešte nie je, pokus o odoslanie skončí chybou a vy dostanete hlásenie o nedoručení. Dôležité: svoju povinnosť ste podľa finančnej správy splnili už odoslaním cez poštára. Odberateľovi môžete tú istú faktúru preposlať aj e-mailom, nejde o novú faktúru.

Pozor ešte na jednu vec: doručenie neznamená súhlas. Ak je faktúra chybná, odberateľ ju v sieti neodmietne, ale ozve sa vám a dohodnete sa na oprave.

Popri doručení odovzdá poštár finančnej správe vybrané údaje z faktúry: IČ DPH strán, číslo faktúry, dátumy, položky, základ dane, sadzbu a výšku DPH. Platiteľ DPH ich má oznámiť v čase vyhotovenia faktúry, najneskôr do 5 dní, a povinnosť je splnená tým, že faktúru odovzdá poštárovi.

Zaujímavosť: hlásenie odíde aj vtedy, keď sa faktúru odberateľovi doručiť nepodarí. Štát teda vie o faktúre aj vtedy, keď ju odberateľ zatiaľ nevidí.

Vy pritom nič nevypĺňate. Žiadny nový formulár, žiadne nahrávanie súborov na portál. Kontrolný výkaz DPH vám však zostáva do 30. 6. 2030, takže o túto radosť zatiaľ neprídete.

Odosielateľ vidí pri faktúre stav: odosiela sa, odoslaná, doručená, prípadne nedoručená alebo neprešla kontrolou. Má archív XML (platiteľ DPH ho musí uchovávať 10 rokov) a záznam o čase odoslania a doručenia.

Príjemca dostane faktúru priamo do programu alebo do aplikácie poštára. Ak má poštára napojeného na účtovníctvo, faktúra sa mu objaví medzi prijatými dokladmi aj s dodávateľom, položkami, DPH, splatnosťou a číslom účtu. Nikto nič neprepisuje a nikto nehľadá prílohu v e-mailoch spred troch týždňov. Ako na príjem, píšeme v článku Prijímanie e-faktúr.

Pre živnostníka, ktorý vedie účtovníctvo sám, je to príjemná zmena: prijatá faktúra už nie je obrázok na prepisovanie, ale hotový záznam na kontrolu.

Programátor Marek, platiteľ DPH, dokončí 3. 2. 2027 web pre slovenskú firmu. E-faktúru musí vyhotoviť a odoslať do 15 dní, teda najneskôr 18. 2. 2027.

1. Marek vystaví v programe faktúru na 800 € bez DPH a klikne na odoslanie cez poštára.
2. Program vytvorí XML, skontroluje ho a odovzdá Markovmu poštárovi.
3. Poštár podľa DIČ odberateľa nájde jeho poštára a faktúru mu doručí.
4. Firma má faktúru v systéme a jej účtovníčka ju len skontroluje.
5. Údaje z faktúry odídu finančnej správe, Marek nerobí nič.

Celé to trvá kratšie ako hľadanie správnej e-mailovej adresy na fakturačné oddelenie. Keby Marek v sume urobil chybu, faktúru neprepíše, ale opraví ju dobropisom. Ako, vysvetľujeme v článku Opravná e-faktúra.

• Faktúra neprejde kontrolou. Neodíde. Opravíte údaje podľa chybového hlásenia, najčastejšie adresu alebo DIČ, a pošlete ju znova.
• Odberateľ v sieti nie je. Dostanete hlásenie o nedoručení, povinnosť ste však splnili. Kópiu mu pošlite e-mailom a pripomeňte mu, že poštára mať musí.
• Faktúra je chybná a už odišla. Späť ju nevezmete. Opravíte ju dobropisom a novou faktúrou, opäť cez poštára.
• Faktúru neodošlete vôbec. To je najhorší scenár, lebo hrozia pokuty. Prehľad nájdete v článku E-faktúra pokuty.

V SaveÚčte zapnete digitálneho poštára v Nastaveniach. Registráciu u poštára spravíme my. Vy len raz na portáli finančnej správy potvrdíte výber a zadáte kód. Faktúru potom pošlete tlačidlom Odoslať cez poštára: program z nej spraví XML, skontroluje ho pred odoslaním a pri faktúre vidíte stav až po doručenie. Prijaté e-faktúry sa objavia v Prijatých dokladoch aj s náhľadom na čítanie. Postup s obrázkami je v návode Digitálny poštár krok za krokom.

V balíku Zadarmo máte 10 e-faktúr mesačne (odoslaných aj prijatých spolu) bez poplatku. Balík Štart za 3,80 € mesačne alebo 38 € ročne bez DPH ich má 30 mesačne, Biznis 100. Daňové priznanie podané za vás dokúpite ku každému balíku za 60 € ročne. Faktúry v PDF vystavujete zadarmo bez limitu.

E-faktúra je XML, ktoré nesú dvaja poštári cez sieť Peppol. Adresou je DIČ, poštár kontroluje formát, zapisuje čas odoslania aj doručenia a za platiteľa DPH hlási údaje finančnej správe. Vy faktúru vystavíte a kliknete. Zvyšok je práca pre poštára, nie pre vás.